O que é Assinatura Digital?

A digitalização das rotinas empresariais mudou a forma como contratos, propostas, recibos, termos e outros documentos são enviados e assinados. Em vez de imprimir, assinar, digitalizar e arquivar documentos físicos, empresas e profissionais podem conduzir boa parte desse fluxo online, com mais agilidade, organização e rastreabilidade.

No dia a dia, muita gente usa a expressão assinatura digital para falar de qualquer assinatura feita pela internet. Por isso, esse termo aparece com frequência em buscas, anúncios e conversas comerciais.

Na legislação brasileira, porém, o termo central é assinatura eletrônica. Ela é o conceito mais amplo e pode aparecer em diferentes modalidades, conforme o nível de identificação, segurança e formalidade exigido para cada documento.

Assinatura eletrônica e assinatura digital são a mesma coisa?

Em linguagem comum, os dois termos muitas vezes são usados como sinônimos. Em linguagem jurídica, o mais preciso é falar em assinatura eletrônica.

A assinatura eletrônica é o gênero. Ela representa a manifestação de vontade em meio digital e pode ser feita por diferentes meios, como confirmação por e-mail, SMS, WhatsApp, biometria, verificação documental, certificado digital e outros mecanismos de autenticação.

Usamos “assinatura digital” porque é o termo mais conhecido pelo público. Mas a explicação jurídica parte do conceito legal de assinatura eletrônica.

Quando alguém fala em “assinatura digital”, pode estar se referindo à assinatura feita online, em sentido amplo, ou à assinatura eletrônica com certificado digital, especialmente quando o contexto envolve assinatura eletrônica qualificada.

Quais são os tipos de assinatura eletrônica?

A Lei 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em três modalidades principais: simples, avançada e qualificada.

No mercado, algumas empresas usam “assinatura digital” para se referir justamente à assinatura com certificado. Juridicamente, o nome mais preciso é assinatura eletrônica qualificada.

Quando é obrigatório usar certificado digital?

A regra prática é simples: quando a lei exige certificado digital, assinatura eletrônica qualificada, escritura pública, registro, comparecimento presencial ou outra forma específica, essa exigência deve ser observada.

Quando a lei não exige forma especial, documentos podem ser assinados por outros meios eletrônicos. Essa possibilidade se apoia em duas ideias importantes da legislação brasileira:

• O art. 107 do Código Civil estabelece que a validade da declaração de vontade não depende de forma especial, salvo quando a lei exigir;
• O art. 10, § 2º, da MP 2.200-2/2001 admite outros meios de comprovação de autoria e integridade de documentos eletrônicos, desde que aceitos pelas partes ou pela pessoa a quem o documento for apresentado.

Em termos práticos: Se não houver exigência legal de certificado digital ou de outra forma específica, é possível usar assinatura eletrônica por outros meios, desde que o processo reúna evidências adequadas de autoria, integridade e manifestação de vontade.

Como funciona a assinatura eletrônica na prática?

Uma plataforma de assinatura eletrônica pode oferecer fluxos com ou sem certificado digital. A escolha depende do documento, do risco da operação, das exigências do destinatário e das regras aplicáveis.

Em assinaturas sem certificado digital, a plataforma pode usar mecanismos como:

Cada mecanismo tem uma função. A autenticação ajuda a vincular o ato ao signatário. A trilha de auditoria registra os eventos do processo. O hash permite verificar se o arquivo foi alterado depois. O conjunto dessas evidências pode auxiliar na demonstração de autoria, integridade e manifestação de vontade.

Como e onde fazer uma assinatura digital?

Uma assinatura digital pode ser feita por meio de uma ferramenta online de gestão e assinatura de documentos. No Autentique, o usuário cria uma conta, envia o arquivo, informa os signatários, escolhe as formas de verificação adequadas e acompanha o status das assinaturas.

Dependendo da necessidade, o documento pode ser assinado com certificado digital ou por outros meios eletrônicos. Para escolher o melhor caminho, a primeira pergunta é se a lei ou o destinatário exige certificado digital. Para documentos simples e recorrentes, mecanismos de assinatura eletrônica com autenticação e trilha de auditoria podem ser suficientes em muitas situações.

Quais documentos podem ser assinados eletronicamente?

Diversos documentos empresariais e particulares podem ser assinados eletronicamente, observadas as exigências legais aplicáveis a cada caso. Entre os exemplos mais comuns estão:

Essa lista não significa que todos os documentos possam ser assinados da mesma forma. Alguns atos podem exigir certificado digital, escritura pública, registro, comparecimento presencial ou outro requisito previsto em lei, regulamento, contrato ou norma do órgão destinatário.

Principais setores que usam assinatura digital

A assinatura digital pode ser útil para empresas e profissionais que lidam com grande volume de documentos ou precisam reduzir tempo de coleta de assinaturas. Ela aparece com frequência em setores como:

O nível de autenticação deve acompanhar o risco do documento. Um termo operacional simples pode exigir menos camadas do que um contrato de alto valor, uma autorização sensível ou um ato que precise ser aceito por órgão público.

Benefícios da assinatura digital

Quando bem configurada, a assinatura digital pode trazer ganhos importantes para empresas e clientes:

Esses benefícios dependem da escolha adequada da plataforma, da configuração correta do fluxo e do cuidado com a natureza jurídica de cada documento.

Como escolher uma ferramenta de assinatura digital

Ao escolher uma ferramenta, vale observar se ela oferece:

Plataformas que coletam poucos registros podem oferecer menos elementos para demonstrar o processo de aceite. Por isso, além da praticidade, é importante avaliar quais evidências ficam disponíveis para auditoria e verificação posterior.

Comece a assinar documentos online

O Autentique permite enviar documentos para assinatura online, acompanhar o status dos signatários e utilizar diferentes mecanismos de autenticação e auditoria conforme a necessidade do seu fluxo.

Crie sua conta, envie o documento, indique quem deve assinar e escolha as configurações adequadas para o tipo de documento. No Autentique, você pode assinar documentos com ou sem certificado digital. Crie sua conta grátis agora!