Política de privacidad

Autentique es una plataforma de creación, envío, firma electrónica y gestión de documentos, ofrecida por Autentique LTDA, inscrita en Brasil en el CNPJ con el número 29.423.653/0001-65.

1. Alcance de esta Política

Esta Política se aplica al sitio autentique.com.br, a la plataforma Autentique y a los productos y servicios que hagan referencia a este documento. Abarca los datos de visitantes, titulares de cuentas, remitentes, firmantes, participantes de documentos y personas que se ponen en contacto con nuestro equipo de atención.

La información puede ser proporcionada directamente por ti, por quien envía un documento o administra una organización en la plataforma, por los servicios que autorizas a conectarse con Autentique o por las fuentes utilizadas para las verificaciones solicitadas. También recopilamos información técnica durante el uso de nuestros servicios.

Esta Política debe leerse junto con nuestras Condiciones de uso y los avisos que se presentan en funciones específicas. Cuando una actividad requiera consentimiento, solicitaremos la autorización de una forma adecuada a su finalidad. La lectura de esta Política o el simple acceso al sitio no sustituyen ese consentimiento.

2. Datos personales que podemos recopilar

2.1. Registro, identificación y comunicaciones

Podemos tratar el nombre, la dirección de correo electrónico, el teléfono, el CPF u otro identificador proporcionado, la fecha de nacimiento y la información de cuentas externas vinculadas a Autentique. El CPF es un identificador fiscal de personas físicas en Brasil. Los datos solicitados varían según el registro, la función y los requisitos del proceso de firma.

También podemos conservar los mensajes intercambiados con nuestro equipo de atención, las solicitudes de soporte, las respuestas a encuestas de satisfacción y las sugerencias de funciones.

2.2. Documentos y registros de firma

Tratamos los archivos cargados o importados a la plataforma, la información introducida en los documentos, los datos de los participantes y los registros necesarios para realizar y acreditar el proceso de firma. Estos registros pueden incluir fechas y horas, eventos de acceso, acciones realizadas, direcciones IP, información del dispositivo y del navegador y resultados de las verificaciones utilizadas.

Los documentos son proporcionados por los usuarios y pueden contener datos personales de sus participantes o de terceros, incluidos datos personales sensibles. La persona responsable del envío debe asegurarse de que dispone de una base que permita compartir esa información y solicitar las firmas previstas.

2.3. Verificación de identidad y biometría

Cuando el proceso de firma utilice verificación documental, biometría facial o prueba de vida, podemos tratar imágenes de documentos de identificación, fotografías o secuencias de imágenes del rostro y los resultados de las verificaciones. Los datos biométricos vinculados a una persona son datos personales sensibles y reciben una protección acorde con su naturaleza.

Estos datos se tratan para las verificaciones aplicables al documento, la prevención del fraude y la seguridad del proceso de firma, de acuerdo con la información presentada en el flujo correspondiente y las bases legales aplicables.

2.4. Información técnica y de uso

Podemos recopilar la dirección IP, las fechas y horas de acceso, el tipo de dispositivo, el sistema operativo, el navegador, las páginas y funciones a las que se accede, los registros de errores, las cookies y los identificadores de navegación.

La información de ubicación puede derivarse de la conexión o, cuando una función solicite una ubicación precisa, de la autorización concedida en el dispositivo o navegador. La precisión y la disponibilidad de esta información dependen del medio de recopilación.

2.5. Datos de terceros e integraciones

Podemos recibir información de proveedores de autenticación, servicios de almacenamiento de archivos y bases utilizadas para verificar la identidad, como SERPRO y la Receita Federal, la administración tributaria federal de Brasil. La información disponible en fuentes públicas, incluidos registros de procesos judiciales, puede consultarse cuando resulte pertinente para una finalidad legítima relacionada con nuestros servicios.

El acceso a los servicios conectados depende de los permisos concedidos y de la función utilizada. El tratamiento de datos de los servicios de Google se detalla en la sección 4.

2.6. Pagos y facturación

Los pagos son procesados por proveedores especializados, como Iugu y Stripe. Estos proveedores tratan los datos de pago conforme a sus propias políticas y a los requisitos aplicables a la operación.

Autentique puede tratar la información necesaria para administrar planes, cobros y facturas, como la identificación del cliente contratante, las referencias de cobro y el estado del pago. Autentique no almacena números completos de tarjetas ni códigos de seguridad.

3. Cómo utilizamos los datos

Utilizamos los datos necesarios para:

• Crear, administrar y proteger cuentas, autenticar accesos y ofrecer la plataforma.
• Preparar, enviar, firmar, almacenar y poner documentos a disposición de los participantes autorizados.
• Realizar verificaciones de identidad, prevenir fraudes y conservar registros de firma.
• Enviar comunicaciones operativas, como solicitudes de firma, notificaciones sobre documentos, avisos de cobro y respuestas de soporte.
• Administrar contratos, planes y pagos.
• Diagnosticar fallos, evaluar el funcionamiento de los servicios y mejorar las funciones y la experiencia de uso.
• Realizar encuestas de satisfacción y, cuando esté permitido, enviar comunicaciones promocionales o mostrar publicidad.
• Cumplir obligaciones legales y regulatorias y ejercer derechos en procedimientos administrativos, judiciales o arbitrales.

Según la actividad y la naturaleza de los datos, el tratamiento se fundamenta en las bases admitidas por la legislación, como la ejecución de un contrato, el cumplimiento de una obligación legal, el ejercicio de derechos, la prevención del fraude, el interés legítimo o el consentimiento, cuando sean aplicables. Los datos sensibles están sujetos a las bases específicas previstas para esa categoría.

3.1. Publicidad y comunicaciones promocionales

Podemos utilizar información sobre las interacciones con el sitio y nuestras campañas para evaluar resultados y ofrecer comunicaciones o anuncios pertinentes, respetando las normas y las preferencias aplicables. Puedes solicitar que dejemos de enviarte comunicaciones promocionales a través del canal indicado en el mensaje o de nuestro equipo de atención.

Los datos obtenidos de los servicios de Google, los documentos importados de Google Drive y la información derivada de ellos no se utilizan para publicidad, segmentación de anuncios ni para compartirlos con plataformas publicitarias. Las comunicaciones necesarias para el funcionamiento de una cuenta o de un documento son distintas de las comunicaciones promocionales.

3.2. Aprendizaje automático e inteligencia artificial

El desarrollo y la mejora de las funciones de Autentique podrán incluir técnicas de aprendizaje automático e inteligencia artificial, respetando las finalidades comunicadas, la legislación y las restricciones de esta Política. Esta previsión no constituye una autorización ilimitada para utilizar datos personales o documentos.

No utilizamos información obtenida de fuentes externas, como el inicio de sesión mediante OAuth y las integraciones con Google Drive, Dropbox u otros servicios de almacenamiento, para entrenar modelos de inteligencia artificial o aprendizaje automático. A los datos de los servicios de Google, incluidos los documentos importados y la información derivada de ellos, también se les aplican las restricciones de la sección 4.

Si una nueva función implica un tratamiento que aún no se haya comunicado, sus finalidades y los datos involucrados se informarán previamente, y se obtendrá el consentimiento cuando sea necesario.

4. Datos obtenidos de los servicios de Google

4.1. Inicio de sesión y registro con la Cuenta de Google

Cuando eliges iniciar sesión o registrarte con tu Cuenta de Google, recibimos datos de identificación, como tu nombre, dirección de correo electrónico e identificador de la cuenta. Utilizamos esta información para crear o localizar tu cuenta, autenticar tu acceso y vincular tu Cuenta de Google a tu cuenta de Autentique. No recibimos tu contraseña de Google.

4.2. Importación de archivos de Google Drive

Cuando eliges importar un documento de Google Drive, utilizamos el selector de archivos de Google para que indiques el archivo que deseas poner a disposición de Autentique. La importación puede acceder al contenido y a la información necesaria sobre el archivo seleccionado, como su identificador, nombre, tipo y fecha de modificación.

El archivo se transfiere a Autentique para preparar el documento y permitir el flujo de firma solicitado. Los formatos compatibles de Google pueden convertirse a PDF durante la importación. El documento importado se pondrá a disposición de los firmantes y demás participantes de acuerdo con los permisos y la configuración de uso compartido establecidos en la plataforma.

Esta función no realiza una copia general ni sincroniza todo tu Google Drive. La selección de un archivo tampoco autoriza su uso para finalidades ajenas al servicio solicitado.

4.3. Finalidades y restricciones

Los datos recibidos de Google se utilizan para las funciones descritas en esta sección y para su funcionamiento y seguridad. No vendemos estos datos ni los utilizamos para publicidad o evaluación crediticia. Tampoco los transferimos a plataformas de anuncios ni a revendedores de datos.

No utilizamos datos recibidos de las API de Google o de Google Workspace, el contenido de los documentos importados ni información derivada de ellos para desarrollar, mejorar o entrenar modelos de inteligencia artificial o aprendizaje automático, incluidos los modelos de uso general.

4.4. Uso compartido y acceso humano

Los datos se comparten en la medida necesaria para ejecutar las funciones autorizadas, como poner un documento a disposición de los participantes indicados y utilizar proveedores de infraestructura, almacenamiento y soporte sujetos a obligaciones de protección de datos.

Nuestro equipo y los proveedores solo pueden acceder al contenido de estos datos con tu autorización específica o cuando sea necesario por motivos de seguridad, para investigar fallos o abusos o para cumplir la legislación, dentro de los límites de las políticas de Google. Esta Política no constituye, por sí sola, una autorización para la lectura humana indiscriminada de documentos.

4.5. Almacenamiento, protección y credenciales

La información de identificación necesaria para la cuenta y los documentos importados se almacenan en los sistemas utilizados por Autentique, sujetos a las finalidades y reglas de conservación de esta Política. Aplicamos controles de acceso y cifrado en tránsito y en reposo a los datos obtenidos de los servicios de Google.

Las credenciales de autorización, como los tokens, se utilizan exclusivamente para permitir las funciones autorizadas, con acceso restringido y protección frente al uso indebido. Su utilización depende de la vigencia de la autorización concedida por Google y por ti.

4.6. Revocación, conservación y eliminación

Puedes revocar la conexión de Autentique en la configuración de tu Cuenta de Google. La revocación impide nuevos accesos mediante la autorización revocada, pero no elimina automáticamente los datos o documentos que ya se hayan transferido a Autentique.

Los datos de identificación se conservan durante el periodo necesario para la cuenta y las finalidades comunicadas. Los documentos importados pasan a formar parte del flujo de firma y siguen los criterios de conservación descritos en la sección 9. Para solicitar su eliminación, escribe a contato@autentique.com.br o a dpo@autentique.com.br. Cualquier conservación posterior a la solicitud queda limitada a los supuestos justificados en esa sección.

4.7. Política de Google y Uso Limitado

El uso de información recibida de las API de Google y su transferencia a otras aplicaciones cumplen la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado aplicables, y las normas pertinentes de Google Workspace.

Las restricciones de esta sección prevalecen sobre las disposiciones generales de esta Política o de las Condiciones de uso que puedan permitir una utilización más amplia de estos datos.

5. Cookies y tecnologías similares

Utilizamos cookies, identificadores de navegación, registros de acceso y tecnologías similares para mantener sesiones, recordar preferencias, proteger la plataforma, comprender su utilización y evaluar nuestros servicios y campañas.

Algunas de estas tecnologías son proporcionadas por terceros. Su utilización depende de la finalidad y de las normas aplicables, incluido el consentimiento cuando sea obligatorio. Las restricciones de la sección 4 también se aplican a cualquier dato de Google que pueda estar asociado a estas actividades.

Puedes administrar las cookies en la configuración del navegador y, cuando estén disponibles, mediante los controles presentados en el sitio. La desactivación de recursos necesarios para el funcionamiento puede afectar al acceso y a determinadas funciones.

6. Con quién podemos compartir datos

Podemos compartir datos con los participantes y las organizaciones involucrados en los documentos, de acuerdo con sus permisos, y con los proveedores necesarios para el funcionamiento de Autentique. Entre los servicios utilizados se encuentran:

• Google Analytics: análisis de los accesos y del uso del sitio y de la plataforma. Política de privacidad.
• Intercom: atención y comunicación con los usuarios, incluida la identificación, las conversaciones y el contexto necesario para el soporte. Política de privacidad.
• Wootric: encuestas de satisfacción y NPS, con los datos necesarios para realizar y registrar la encuesta. Política de privacidad.
• Statuspage: comunicación sobre la disponibilidad y los incidentes de los servicios a las personas que solicitan estas notificaciones. Política de privacidad.
• Iugu y Stripe: procesamiento de pagos y administración de los cobros relacionados con los planes contratados. Política de Iugu y política de Stripe.
• SERPRO: consultas y validaciones de identificación y biometría, según el método de verificación utilizado. Política de privacidad.

También utilizamos servicios de infraestructura, almacenamiento y comunicación necesarios para ofrecer la plataforma. El uso compartido debe ser compatible con la finalidad de cada servicio y limitarse a los datos necesarios.

Los datos pueden facilitarse a las autoridades cuando exista una obligación legal, una orden válida u otra base legal aplicable. Las restricciones específicas de los datos de los servicios de Google siguen siendo aplicables a todos los proveedores y a cualquier comunicación de datos. La inclusión de un proveedor en esta sección no significa que reciba todos los datos tratados por Autentique.

7. Almacenamiento y transferencias internacionales

Nuestros servicios y proveedores pueden utilizar infraestructura ubicada en Brasil o en otros países. Cuando se realicen transferencias internacionales de datos personales, se observarán los mecanismos y las garantías exigidos por la legislación aplicable.

Puedes solicitar información sobre el tratamiento de tus datos y las comunicaciones de datos correspondientes escribiendo a dpo@autentique.com.br.

8. Protección de la información

Adoptamos medidas técnicas y administrativas destinadas a prevenir accesos no autorizados, pérdidas, alteraciones y divulgaciones indebidas. Estas medidas incluyen controles de acceso, protección de las comunicaciones y de los archivos almacenados y la restricción del acceso a las personas y los proveedores que necesiten los datos para sus actividades autorizadas.

Los archivos y la información de soporte que puedan contener datos sensibles se protegen mediante cifrado en tránsito y en reposo. A los datos de los servicios de Google también se les aplican las medidas específicas descritas en la sección 4.

Debes proteger tus credenciales de acceso y comunicar cualquier sospecha de uso indebido de tu cuenta a nuestro equipo de atención.

9. Conservación y eliminación

Conservamos los datos personales durante el periodo necesario para las finalidades comunicadas, teniendo en cuenta la naturaleza de la información, nuestra relación contigo, las obligaciones legales, los contratos aplicables y la necesidad de conservar pruebas y ejercer derechos.

El cierre de una cuenta o la revocación de una integración no conllevan, por sí solos, la eliminación de los documentos firmados y de sus registros. La información necesaria para la integridad, la autoría, la validez y la auditoría de los documentos puede seguir almacenada mientras exista una base y una necesidad que justifiquen su conservación.

Cuando corresponda al cerrar la cuenta, se bloqueará el acceso y se interrumpirán las comunicaciones ordinarias relacionadas con su uso. Los datos que aún deban conservarse tendrán un uso restringido a las finalidades que justifiquen esa conservación.

Puedes solicitar la eliminación de tu cuenta o de tus datos personales a través de nuestro equipo de atención o escribiendo a contato@autentique.com.br. La solicitud se evaluará teniendo en cuenta los datos involucrados, las obligaciones de conservación y los derechos de los demás participantes. Cuando no sea posible eliminar determinada información, se comunicarán los motivos aplicables.

Una vez que hayan finalizado las finalidades y los supuestos que justifiquen la conservación, los datos se eliminarán o anonimizarán, según corresponda.

10. Tus derechos

De acuerdo con la Ley General de Protección de Datos Personales de Brasil y sujeto a las condiciones aplicables, puedes solicitar la confirmación del tratamiento de tus datos y el acceso a ellos, la corrección de información, información sobre las comunicaciones de datos, la portabilidad, la anonimización, el bloqueo o la eliminación. También puedes revocar el consentimiento, conocer las consecuencias de no otorgarlo y oponerte a un tratamiento irregular.

Para ejercer tus derechos, escribe a dpo@autentique.com.br. Podemos solicitar información adicional, limitada a lo necesario para confirmar tu identidad y evitar que los datos se faciliten a terceros no autorizados. Si la solicitud depende de quien envió el documento o de otra organización responsable, te orientaremos sobre el canal adecuado.

También puedes presentar solicitudes o reclamaciones ante la ANPD, la autoridad de protección de datos de Brasil. Las solicitudes se tramitarán conforme a los requisitos y plazos aplicables a su naturaleza.

11. Servicios externos y cuentas vinculadas

Autentique puede ofrecer enlaces e integraciones con servicios externos, incluidos proveedores de inicio de sesión y almacenamiento, como Google y Dropbox. El tratamiento realizado directamente por estos servicios se rige por sus respectivas políticas.

Esta Política sigue siendo aplicable a la información que Autentique recibe y trata mediante esas integraciones. La existencia de un enlace o una integración no significa que Autentique pueda acceder a todos los datos de una cuenta externa.

12. Actualizaciones y contacto

Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios en los servicios, las prácticas de tratamiento o los requisitos aplicables. Los cambios relevantes se comunicarán a través del sitio, de la plataforma o por correo electrónico, según corresponda. Cuando un cambio requiera una nueva autorización, se solicitará antes de realizar el tratamiento correspondiente.

Para consultas sobre privacidad y protección de datos, escribe a dpo@autentique.com.br. Para atención y solicitudes relacionadas con la cuenta, utiliza contato@autentique.com.br.