Agiliza los procesos de tu empresa con la firma digital

La firma digital permite reducir, e incluso eliminar, los cuellos de botella en la gestión de documentos y contratos de las empresas.

Los procesos internos que implican papeleo suelen consumir una cantidad importante de tiempo de los equipos, especialmente en áreas comerciales que dependen de contratos, propuestas y aprobaciones. Al digitalizar este flujo, la empresa puede reducir pasos manuales, acelerar la devolución de documentos y beneficiar su estrategia de ventas.

Pero el departamento de ventas no es el único que puede notar mejoras con la implementación de esta tecnología. La firma digital también puede impactar en todo el entorno organizativo y financiero de la empresa.

Antes de mostrar cómo puedes acelerar los procesos de tu empresa con la firma digital, vamos a explicar brevemente qué significa este término.

En resumen, la firma digital es una forma electrónica de aceptación que utiliza métodos de autenticación electrónica y registro de actividad, como la captura de IP, geolocalización, fecha, hora y datos personales, para atribuir al firmante la aceptación del documento. Además, impide que el documento sea modificado por cualquiera de las partes después de la firma.

Haz clic aquí para saber más sobre “qué es una firma digital”.

Cómo acelerar los procesos con la Firma Digital

A continuación, te mostramos los impactos de la firma digital en tu empresa y cómo la implementación de esta tecnología acelera los procesos internos de tu negocio.

1. Aumento de la productividad

La firma digital te ayuda a hacer más en menos tiempo. Esto es posible porque automatiza varias acciones operativas de la empresa, liberándote a ti y a tu equipo de tareas burocráticas y del seguimiento manual de procesos, como el envío de documentos para firma, el envío de recordatorios a los firmantes, el control de las firmas, la validación de los documentos firmados y el envío a otros departamentos.

Imagina que hoy, al cerrar una venta, tienes que seguir este proceso: Buscar el contrato; Rellenarlo; Firmarlo; Crear un correo electrónico con el documento; Enviarlo para firma; Confirmar la recepción; Hacer seguimiento de la devolución del contrato firmado; Verificar la firma; Enviarlo para su ejecución; Archivarlo.

¿Cuántos días pierdes con este proceso? Si tienes suerte, pocos. Aun así, la recogida de firmas físicas puede tardar varios días más que un flujo digital bien organizado.

Con Autentique, las etapas de envío del contrato, firma, seguimiento de la devolución del documento firmado, comprobación de las firmas, envío a otras áreas y archivo son prácticamente automáticas. Solo tienes que enviar tu documento y seguir todo desde su estado, sin preocupaciones. Te avisaremos en cuanto tu documento esté firmado.

Es decir, todo el proceso puede hacerse digitalmente, sin que tengas que imprimir papeles, llevarlos de un lugar a otro o llamar a clientes para reclamar la devolución del contrato.

2. Accesibilidad

¿Quieres poder firmar y solicitar firmas desde tu móvil, en cualquier momento y desde cualquier lugar?

Entonces la firma digital es la solución ideal. Con ella, tus ventas no están limitadas por la ubicación geográfica y puedes cerrar contratos con personas estén donde estén.

Y lo mejor: todo el proceso ocurre en tiempo real. Las firmas pueden completarse en cuestión de segundos.

Es decir, esa vieja historia de tener que esperar días para recibir un contrato firmado queda en el pasado.

3. Reducción de costes

¿Has calculado ya los costes que implica la recogida de firmas para tu empresa?

Probablemente incluyen impresión, desplazamientos, mensajeros, notarías, correos, gasolina y otros gastos. En definitiva, si haces las cuentas, ¿cuánto gastas al mes?

Para las empresas con mayor demanda, este importe puede representar una parte importante de los gastos mensuales.

La buena noticia es que, con la firma digital, estos costes se reducen de forma considerable, ya que no dependes de desplazamientos, notarías ni servicios postales.

Además de reducir los costes de impresión y desplazamiento, los gastos con papel y almacenamiento físico también tienden a bajar, ya que el proceso pasa a ser digital.

4. Ahorro de tiempo

Como el envío y la firma del documento se realizan online, reduces el tiempo de devolución del contrato en comparación con procesos que dependen de impresión, firma manual y envío físico. Además, no pierdes tiempo en colas ni en desplazamientos.

Al mismo tiempo, la posibilidad de automatizar procesos también reduce el tiempo necesario para recoger la firma, permitiendo que tú o tus colaboradores os dediquéis a otras funciones.

5. Seguridad

Además de los procesos basados en cifrado implementados en las firmas realizadas con Autentique, existen otros mecanismos que aportan seguridad a tu documento:

• El documento no puede modificarse después de la firma;
• Solo tú, el firmante y las personas autorizadas pueden acceder al documento;
• Siempre se registran datos como la fecha y la hora en que el documento fue firmado, abierto y visualizado.

Áreas más beneficiadas

Algunas áreas de la empresa se verán impactadas directamente y favorecidas por los beneficios mencionados. Son las siguientes:

• Departamento de Ventas / Comercial;
• Departamento Financiero;
• Departamento de Compras;
• Departamento Jurídico.

En resumen

Con la firma digital implementada en tu empresa, ya no tendrás que depender de impresoras ni del transporte de documentos, ni esperar a que el destinatario firme y devuelva el documento físicamente. Podrás enviar y firmar documentos en cualquier lugar y en cualquier momento.

Con todos los recursos digitales que utilizamos hoy en día, ¿por qué no usarlos también para firmar tus documentos? Con Autentique, es fácil, rápido y seguro.