A Assinatura Digital promete reduzir e até eliminar os gargalos na gestão de documentos e contratos das empresas.

Segundo pesquisa da Sirius Decisions, um dos maiores vilões da produtividade das equipes dentro das empresas são os processos internos envolvendo papelada. Esses trâmites administrativos representam mais de 27% do tempo despendido de um vendedor, por exemplo. Acrescido a isso, um estudo internacional da Ombud mostrou que, na equipe de vendas, a utilização desta tecnologia pode reduzir em até 80% o tempo de resposta na assinatura de um contrato, beneficiando sua estratégia de vendas.

Mas não é apenas o setor de vendas que poderá ver melhorias com a implementação desta tecnologia. Ela afeta todo o ambiente organizacional e financeiro da instituição.

Antes de mostrar como você pode acelerar os processos da sua empresa com a assinatura digital, vamos a uma breve explicação sobre o que é esse termo.

Em resumo, a Assinatura Digital é uma forma eletrônica de aceite que utiliza métodos de autenticação eletrônica e registro de atividade (como captura de IP, Geolocalização, Data, Hora e dados pessoais), para atribuir ao signatário o aceite do documento. Além disso, ela impede a alteração do documento após a assinatura, por qualquer uma das partes.

Você pode saber mais sobre o que é assinatura digital aqui.

Acelerando os Processos com a Assinatura Digital

Confira abaixo os impactos da assinatura digital na sua empresa e como a implementação desta tecnologia impacta na velocidade dos processos internos do seu negócio.

1. Aumento da produtividade

A Assinatura Digital auxilia você a fazer mais em menos tempo. Isso é possível porque ela permite a automatização de algumas ações operacionais da empresa. Liberando você ou seu funcionário de trabalhos burocráticos ou acompanhamento de determinados processos como o envio de documentos para assinatura, lembrar o signatário, acompanhar se o documento foi assinado, verificar a assinatura e encaminhar para outros setores.

Imagine que hoje, ao fechar uma venda, você tenha que fazer o seguinte processo: 1. Buscar o contrato; 2. Preencher; 3. Assinar; 4. Criar um email com o documento; 5. Enviar para Assinatura; 6. Conferir o recebimento; 7. Acompanhar o retorno do contrato assinado; 8. Verificar a assinatura; 9. Encaminhar para execução; 10. Arquivar.

Quantos dias você perde com esse processo? Bom, se der sorte, poucos. Contudo, pesquisas indicam que o processo de coleta de assinaturas físicas demanda até 3 dias a mais de espera do que se feito com a assinatura digital.

Com o Autentique, as etapas de envio do contrato, assinatura, acompanhamento do retorno do contrato assinado, conferência da assinatura, encaminhamento para outras áreas e arquivamento são praticamente automáticos. Você apenas envia seu documento e depois acompanha tudo pelo status do mesmo, não se preocupe. Nós avisaremos você assim que o seu documento for assinado.

Ou seja, todo o processo pode ser feito digitalmente, sem que você tenha que imprimir papéis, levar eles pra cá e pra lá ou mesmo ficar ligando para clientes exigindo retorno do contrato.

2. Acessibilidade

Quer poder assinar e solicitar assinaturas do seu celular, em qualquer hora ou lugar?

Então a Assinatura Digital é a solução ideal. Com ela você não tem limitação de vendas quanto a geolocalização, podendo fechar contratos com pessoas no Brasil todo.

E o melhor, todo o processo funciona em tempo real. Suas assinaturas podem ser consolidadas em segundos.

Ou seja, aquela velha história de ter que ficar esperando dias para ter seu contrato retornado assinado vai ficar no passado.

3. Redução de custos

Você já fez um levantamento dos custos que envolvem a coleta de assinaturas para a sua empresa?

Eles provavelmente contemplam: impressão, deslocamento, motoboys, cartórios, correios, gasolina… Enfim, fazendo as contas, quanto você gasta mensalmente?

Para pessoa que possuem maior demanda, certamente esse valor é significativo nas contas mensais.

A boa notícia é que, com a assinatura digital, esses valores caem para 0, já que você não depende de deslocamento, não depende de cartórios e muito menos de Correios.

Além da redução dos custos de impressão e deslocamento (envios), os custos com papel e, consequentemente, de armazenamento são reduzidos, já que é um processo totalmente digital. Segundo a Ombud, a redução chega a ser de US$ 20,00 por documento.

4. Redução de tempo

Já mencionamos acima o fato do processo da assinatura digital ser em tempo real e que a assinatura física leva em média 3 dias mais para ser coletada do que a digital. Ou seja, você reduz o tempo de retorno do seu contrato significativamente.

Além disso, como o próprio nome faz menção, o processo ocorre todo online e, por isso, o tempo que você recupera perderia em filas ou no trânsito.

Ainda, a possibilidade de automatizar processos também reduz o tempo demandado pelo funcionário para a coleta da assinatura. Podendo ele, então se dedicar a outras funções.

5. Segurança

Além dos processos baseados em criptografia implementados na assinatura digital do Autentique, existem meios que conferem segurança ao seu documento:

• Ele não pode ser alterado após a assinatura.
• Apenas você, o signatário e pessoas com permissão podem acessar o documento.
• Informações de data e hora em que o documento foi assinado, aberto e visualizado são sempre gravados.
• Possui a mesma validade jurídica da assinatura física.

Áreas Mais Beneficiadas

Algumas áreas da empresa serão impactadas diretamente e favorecidas com os benefícios citados acima. São elas:

• Setor de Vendas / Comercial
• Setor Financeiro
• Departamento de Compras
• Setor jurídico

Resumindo...

Com a assinatura digital implementada em sua empresa, você não vai mais precisar depender de impressora e transporte para os documentos ou esperar até que o destinatário assine e retorne o documento.

Você vai poder enviar e assinar documentos em qualquer lugar e em qualquer momento.

Com todos recursos digitais que utilizamos hoje em dia, por que não utilizar para assinar seus documentos também?

É mais fácil, rápido e seguro!

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