Acelere os processos da sua empresa com Assinatura Digital

A Assinatura Digital promete reduzir e até eliminar os gargalos na gestão de documentos e contratos das empresas.

Processos internos envolvendo papelada costumam consumir tempo relevante das equipes, especialmente em áreas comerciais que dependem de contratos, propostas e aprovações. Ao digitalizar esse fluxo, a empresa pode reduzir etapas manuais, acelerar o retorno de documentos e beneficiar sua estratégia de vendas.

Mas não é apenas o setor de vendas que poderá ver melhorias com a implementação desta tecnologia. Ela afeta todo o ambiente organizacional e financeiro da instituição.

Antes de mostrar como você pode acelerar os processos da sua empresa com a assinatura digital, vamos a uma breve explicação sobre o que é esse termo.

Em resumo, a Assinatura Digital é uma forma eletrônica de aceite que utiliza métodos de autenticação eletrônica e registro de atividade (como captura de IP, Geolocalização, Data, Hora e dados pessoais), para atribuir ao signatário o aceite do documento. Além disso, ela impede a alteração do documento após a assinatura, por qualquer uma das partes.

Clique aqui para saber mais sobre "o que é uma assinatura digital".

Acelerando os processos com a Assinatura Digital

Confira abaixo os impactos da assinatura digital na sua empresa e como a implementação dessa tecnologia acelera os processos internos do seu negócio.

1. Aumento da produtividade

A Assinatura Digital auxilia você a fazer mais em menos tempo. Isso é possível porque ela automatiza diversas ações operacionais da empresa, liberando você e sua equipe de tarefas burocráticas e do acompanhamento manual de processos, como o envio de documentos para assinatura, o envio de lembretes aos signatários, o monitoramento das assinaturas, a validação dos documentos assinados e o encaminhamento para outros setores.

Imagine que hoje, ao fechar uma venda, você tenha que fazer o seguinte processo: 1. Buscar o contrato; 2. Preencher; 3. Assinar; 4. Criar um e-mail com o documento; 5. Enviar para assinatura; 6. Conferir o recebimento; 7. Acompanhar o retorno do contrato assinado; 8. Verificar a assinatura; 9. Encaminhar para execução; 10. Arquivar.

Quantos dias você perde com esse processo? Bom, se der sorte, poucos. Ainda assim, a coleta de assinaturas físicas pode levar dias a mais do que um fluxo digital bem organizado.

Com o Autentique, as etapas de envio do contrato, assinatura, acompanhamento do retorno do documento assinado, conferência das assinaturas, encaminhamento para outras áreas e arquivamento são praticamente automáticas. Você apenas envia seu documento e acompanha tudo pelo status dele, sem preocupações. Nós avisaremos você assim que o seu documento for assinado.

Ou seja, todo o processo pode ser feito digitalmente, sem que você precise imprimir papeis, levá-los de um lugar para outro ou mesmo ficar ligando para clientes cobrando o retorno do contrato.

2. Acessibilidade

Quer poder assinar e solicitar assinaturas do seu celular, a qualquer hora e em qualquer lugar?

Então a assinatura digital é a solução ideal. Com ela, você não tem limitações de vendas relacionadas à geolocalização e pode fechar contratos com pessoas em todo o Brasil.

E o melhor: todo o processo acontece em tempo real. As assinaturas podem ser concluídas em segundos.

Ou seja, aquela velha história de ter que esperar dias para receber um contrato assinado fica no passado.

3. Redução de custos

Você já fez um levantamento dos custos que envolvem a coleta de assinaturas para a sua empresa?

Eles provavelmente contemplam: impressão, deslocamento, motoboys, cartórios, correios, gasolina… Enfim, fazendo as contas, quanto você gasta mensalmente?

Para pessoas que possuem maior demanda, certamente esse valor é significativo nas contas mensais.

A boa notícia é que, com a assinatura digital, esses custos caem drasticamente, já que você não depende de deslocamentos, nem de cartórios e muito menos dos Correios.

Além da redução dos custos de impressão e deslocamento, os custos com papel e armazenamento físico também tendem a cair, já que o processo passa a ser digital.

4. Redução de tempo

Como o envio e a assinatura do documento são feitos online, você reduz o tempo de retorno do contrato em comparação com processos que dependem de impressão, assinatura manual e envio físico. Além disso, você não perde tempo em filas ou no trânsito.

Ainda assim, a possibilidade de automatizar processos também reduz o tempo necessário para a coleta da assinatura, permitindo que você (ou seus colaboradores) se dediquem a outras funções.

5. Segurança

Além dos processos baseados em criptografia implementados em assinaturas realizadas com o Autentique, existem meios que conferem segurança ao seu documento:

• Ele não pode ser alterado após a assinatura;
• Apenas você, o signatário e pessoas com permissão podem acessar o documento;
• Informações de data e hora em que o documento foi assinado, aberto e visualizado são sempre gravados.

Áreas mais beneficiadas

Algumas áreas da empresa serão impactadas diretamente e favorecidas com os benefícios citados acima. São elas:

• Setor de Vendas / Comercial;
• Setor Financeiro;
• Departamento de Compras;
• Setor jurídico.

Resumindo...

Com a assinatura digital implementada em sua empresa, você não vai mais precisar depender de impressoras e do transporte de documentos, nem esperar que o destinatário assine e devolva o documento fisicamente. Você poderá enviar e assinar documentos em qualquer lugar e a qualquer momento.

Com todos os recursos digitais que utilizamos hoje em dia, por que não usá-los também para assinar seus documentos? Com o Autentique, é fácil, rápido e seguro!