Acelere os processos da sua empresa com Assinatura Digital

A assinatura digital promete reduzir e até eliminar os gargalos na gestão de documentos e contratos das empresas.

Processos internos envolvendo papelada costumam consumir tempo relevante das equipes, especialmente em áreas comerciais que dependem de contratos, propostas e aprovações. Ao digitalizar esse fluxo, a empresa pode reduzir etapas manuais, acelerar o retorno de documentos e beneficiar sua estratégia de vendas.

Mas não é apenas o setor de vendas que poderá ver melhorias com a implementação desta tecnologia. Ela afeta todo o ambiente organizacional e financeiro da instituição.

Antes de mostrar como você pode acelerar os processos da sua empresa com a assinatura digital, vamos a uma breve explicação sobre o que é esse termo.

Em resumo, assinatura digital é o nome popularmente usado para se referir à assinatura eletrônica. Ela pode ser realizada com ou sem certificado digital e utilizar métodos de autenticação e registros de atividade (como IP, geolocalização, data, hora e dados pessoais) para vincular o aceite ao signatário. Esses mecanismos também ajudam a verificar a integridade do documento e a identificar alterações realizadas após a assinatura.

Clique aqui para saber mais sobre "o que é uma assinatura digital".

Acelerando os processos com assinatura digital

Confira abaixo os impactos da assinatura digital na sua empresa e como a implementação dessa tecnologia acelera os processos internos do seu negócio.

1. Aumento da produtividade

A assinatura digital auxilia você a fazer mais em menos tempo. Isso é possível porque ela automatiza diversas ações operacionais da empresa, liberando você e sua equipe de tarefas burocráticas e do acompanhamento manual de processos, como o envio de documentos para assinatura, o envio de lembretes aos signatários, o monitoramento das assinaturas, a validação dos documentos assinados e o encaminhamento para outros setores.

Imagine que, a cada venda fechada, você precise passar por todas estas etapas: localizar o contrato, preencher os dados, assiná-lo, anexá-lo a um e-mail, enviá-lo às demais partes, confirmar o recebimento, acompanhar o retorno, conferir as assinaturas, encaminhar o documento para execução e, por fim, arquivá-lo.

Quantos dias você perde com esse processo? Bom, se der sorte, poucos. Ainda assim, a coleta de assinaturas físicas pode levar dias a mais do que um fluxo digital bem organizado.

Com o Autentique, as etapas de envio do contrato, assinatura, acompanhamento do retorno do documento assinado, conferência das assinaturas, encaminhamento para outras áreas e arquivamento são praticamente automáticas. Você apenas envia seu documento e acompanha tudo pelo status dele, sem preocupações. Nós avisaremos você assim que o seu documento for assinado.

Ou seja, todo o processo pode ser feito digitalmente, sem que você precise imprimir papeis, levá-los de um lugar para outro ou mesmo ficar ligando para clientes cobrando o retorno do contrato.

2. Acessibilidade

Quer poder assinar e solicitar assinaturas do seu celular, a qualquer hora e em qualquer lugar?

Então, a assinatura digital é a solução ideal. Com ela, você pode fechar contratos à distância, sem que as partes precisem estar no mesmo local.

E o melhor: todo o processo acontece em tempo real. As assinaturas podem ser concluídas em segundos. Ou seja, aquela velha história de ter que esperar dias para receber um contrato assinado fica no passado.

3. Redução de custos

Você já fez um levantamento dos custos que envolvem a coleta de assinaturas para a sua empresa?

Eles provavelmente contemplam: impressão, deslocamento, motoboys, cartórios, correios, gasolina… Enfim, fazendo as contas, quanto você gasta mensalmente? Para pessoas que possuem maior demanda, certamente esse valor é significativo nas contas mensais.

A boa notícia é que, com a assinatura digital, esses custos caem drasticamente, já que você não depende de deslocamentos, nem de cartórios e muito menos dos Correios. Além da redução dos custos de impressão e deslocamento, os custos com papel e armazenamento físico também tendem a cair, já que o processo passa a ser digital.

4. Redução de tempo

Como o envio e a assinatura do documento são feitos online, você reduz o tempo de retorno do contrato em comparação com processos que dependem de impressão, assinatura manual e envio físico. Além disso, você não perde tempo em filas ou no trânsito.

Ainda assim, a possibilidade de automatizar processos também reduz o tempo necessário para a coleta da assinatura, permitindo que você e seus colaboradores se dediquem a outras funções.

5. Segurança

Além dos recursos baseados em criptografia, as assinaturas eletrônicas podem combinar diferentes camadas de proteção ao longo de todo o processo. Esses mecanismos ajudam a identificar os signatários, registrar as ações realizadas, verificar a integridade dos documentos e gerar evidências do aceite. Entre os principais recursos estão:

Resumindo...

Com a assinatura digital implementada em sua empresa, você não vai mais precisar depender de impressoras e do transporte de documentos, nem esperar que o destinatário assine e devolva o documento fisicamente. Você poderá enviar e assinar documentos em qualquer lugar e a qualquer momento.

Com todos os recursos digitais que utilizamos hoje em dia, por que não usá-los também para assinar seus documentos? Com o Autentique, é fácil, rápido e seguro!